表單觸發
簡介
功能簡介
根據表單觸發是指，當表單中的資料、或流程節點發生變化，且變化的資料滿足一定條件時觸發「智慧助手Pro」，使其向下執行所配置的節點動作。
應用場景
根據表單觸發適用於需要自動回應表單資料、流程狀態變化的場景，以提高業務流程的效率和準確性。適用於業務流程自動化、資料更新與同步、自動通知與通知等場景。如：
- 在客戶管理中，將新增的銷售線索自動分配給對應銷售，並線上索到期時自動回收；
- 在學生管理中，僅當學生錄取狀態被修改時，調用外掛發送錄取通知和祝福；
- 在採購管理中，當採購流程簽核透過主管簽核後，自動發起員工採購流程。
預期效果
以採購入庫場景為例，當「採購單」中新增採購資料，且採購申請被簽核透過時，就自動在「入庫單」中新增一筆入庫資料。效果如下：
操作步驟
新建「智慧助手 Pro」
進入「管理後台 > 智慧助手」，在右上角點擊「新建智慧助手」，選擇觸發方式為「表單觸發」並選取觸發表單。點擊「確定」後，將自動進入設計頁面。
附註：
觸發表單僅支援選取當前應用內的表單。
設定觸發動作
當表單資料、流程狀態變化符合觸發動作，且變化後的資料滿足一定條件時，會觸發「智慧助手 Pro」。
選中觸發節點，設定所需觸發動作，以「修改資料時」為例，如下圖所示：
若選擇了多種觸發動作，則當表單變化符合任一觸發動作，且變化的資料符合一定條件時，便可觸發「智慧助手Pro」，觸發動作的具體說明如下：
1. 表單事件
觸發動作 | 動作說明 |
新增資料時 | 在觸發表單中填報新的資料時，觸發「智慧助手 Pro」 |
修改資料時 | 在觸發表單中修改已有資料，且修改資料在欄位範圍內時，觸發「智慧助手Pro」。欄位範圍說明如下：
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刪除資料時 | 在觸發表單中刪除某筆資料時，觸發「智慧助手 Pro」 |
2. 流程事件
觸發動作 | 動作說明 |
流程結束時 | 當觸發表單中的流程資料，流轉結束時（包括流轉完成、手動結束），觸發「智慧助手 Pro」 附註：因刪除流程資料而導致的流程自動結束，不會觸發「智慧助手 Pro」。 |
節點流轉時 | 當觸發表單中的流程資料，流轉至特定節點，並在該節點上發生送出/退回操作時，觸發「智慧助手 Pro」。具體操作步驟如下： 1. 選擇流程節點
2. 選擇節點行為，若同時選擇了送出和退回，則當所選流程節點上發生任一操作時，均可觸發「智慧助手Pro」： 附註： 1. 自動送出包括：節點限時自動送出、節點找不到負責人時自動送出（僅在「流程節點」送出至「找不到負責人節點」，且「找不到負責人節點」自動送出時可以觸發）； 2. 若所選流程節點未開啟退回操作，也可勾選「退回」選項，將觸發邏輯設定為「在所選節點退回後觸發」，詳情參見本文「啟用/關閉節點退回操作」。 |
附註：
若設定了觸發條件，則在表單變化符合觸發動作時，會先校驗觸發條件，在校驗透過後方可觸發「智慧助手Pro」；若校驗失敗，則不會觸發「智慧助手 Pro」。
設定觸發條件
觸發動作選擇完成後，可以新增觸發條件，使得僅當變更後的資料滿足特定條件時才能觸發「智慧助手 Pro」。
點擊「新增條件」，觸發條件需要設定的內容如下：
序號 | 設定項 | 說明 |
1 | 多個條件間的關係 | 當存在多個觸發條件時，可以選擇滿足「所有」或「任一」條件；
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2 | 觸發欄位 | 選擇觸發表單中的欄位，欄位支援情況如下：
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3 | 過濾關係 | 根據觸發欄位類型，設定不同的過濾關係，如等於、不等於、等於任意一個、不等於任意一個、包含、不包含、為空、不為空 |
4 | 過濾值 | 由觸發欄位和過濾關係決定，可能是單值、多值、選項或文字，也可能不需要填寫 |
附註：
若觸發動作中包含「新增資料」，則設定觸發條件時，不支援選取「流程狀態」欄位作為觸發欄位。
至此，觸發節點已設定完成，接下來可以進行後續執行節點的設定，詳情參見：執行節點詳解。
注意事項
通用說明
1. 如下場景帶來的表單資料變化均不會觸發「智慧助手Pro」：
- 匯入資料
- 批次修改
- 批次刪除
- 輸出表同步資料到表單
2. 當觸發表單為流程表單時，若在觸發條件中選取了「流程狀態」作為觸發欄位，則觸發邏輯如下：
- 觸發動作為「新增資料時」，以新增資料後的「流程狀態」觸發。在如下流程中，需要設定流程狀態「等於」進行中時，纔可透過修改資料動作觸發「智慧助手 Pro」。
- 觸發動作為「修改資料時」，以修改資料後的「流程狀態」觸發。在如下流程中，需要設定流程狀態「等於」流轉完成時，纔可通過修改資料動作觸發「智慧助手 Pro」。
- 觸發動作為「節點流轉時」，以節點流轉後的「流程狀態」去觸發。在如下流程中，需要設定流程狀態「等於」流轉完成時，纔可透過節點送出動作觸發「智慧助手 Pro」。
3. 流程表單在流轉的過程中存在資料的變更（包括新增、修改）和流程狀態的變更動作，因此當觸發表單為流程表單時，如下變更均可觸發「智慧助手 Pro」與「智慧助手」，但觸發邏輯與觸發效果不同，具體如下：
- 發起流程：首次送出資料
- 僅變更資料：僅編輯當前節點上的資料，但未送出至下一節點
- 僅變更流程：未修改資料，直接送出流程至下一節點
- 同時變更流程與資料：編輯當前節點上的資料並送出至下一節點
智慧助手分類 | 智慧助手Pro | 智慧助手 |
觸發邏輯 | 拆分處理流程表單中的流程與資料
| 合併處理流程表單中的流程與資料，資料變更與流程變更只能合併觸發一次 |
觸發動作 | 相應的，存在如下觸發動作
| 僅存在如下觸發動作
|
觸發效果 | 除發起流程屬於「新增資料」動作外； 其它流程節點的變更可視情況分為：
| 除發起流程動作屬於「新增資料」動作外； 其他流程節點的變更均屬於「修改資料」動作 |
效果範例 （以修改資料為例） | 無論是僅修改資料、僅變更流程、還是同時變更資料和流程，將統一認為是一次修改動作，可觸發一次「修改資料」的智慧助手 |
「流程變更時」特別說明
流程設定與「智慧助手 Pro」配置是相對獨立的，若配置了「流程事件」作為觸發動作，當流程設定發生變更，如切換為普通表單、開啟/關閉節點退回操作、切換流程版本時，不會影響「智慧助手 Pro」的觸發邏輯。具體如下：
1. 流程表單切換為普通表單
流程表單切換為普通表單後，將無法滿足「流程事件」類型的觸發動作，不能透過該方式觸發「智慧助手Pro」。同時，在查看「智慧助手 Pro」配置時：
- 觸發動作中將不再顯示「流程事件」動作，但會在後台保留具體配置；
- 並在重新切換回流程表單時，恢復顯示之前的配置，使得可以透過流程事件來觸發「智慧助手 Pro」。
2. 啟用/關閉節點退回操作
在配置「節點流轉時」作為觸發動作時，即使所選流程節點未開啟退回操作，也可勾選「退回」選項，將「智慧助手 Pro」的觸發邏輯設定為「在所選節點退回後觸發」。
則當所選流程節點開啟了退回操作，且發生退回，並滿足觸發條件時，即可觸發「智慧助手 Pro」。
3. 切換流程版本
配置「節點流轉時」作為觸發動作後，「智慧助手 Pro」會關聯所選流程節點的節點 ID。在切換流程版本後，如從 V1 切換至 V2 版本：
- 若節點 ID 在 V2 版本中仍然存在，則「智慧助手 Pro」仍能關聯到對應節點，並同步其節點名稱；
- 若節點 ID 在 V2 版本中不再存在，則「智慧助手 Pro」會維持節點 ID 配置不變，直到能夠再次關聯上對應節點（如切換回存在對應節點 ID 的版本）時，再重新同步節點名稱：
在以上切換過程中，若「智慧助手 Pro」能夠關聯到對應節點，且節點變更滿足觸發動作和條件時，即可觸發。
